Praktikum 1Indikator: Konsep dan evolusi sistem ERP
Menganalisis Evolusi dan Integrasi ERP
Data bisnis perusahaan yang masih memakai aplikasi terpisah: identifikasi hubungan data, diagram sebelum & sesudah ERP, data master bersama, dan simulasi transaksi pesanan pelanggan yang tersimpan di database.
Data kondisi perusahaan (sesuai soal):
Departemen
Sistem saat ini
Masalah
Penjualan
Spreadsheet
Data pesanan terlambat diperbarui
Gudang
Aplikasi stok
Stok berbeda dengan catatan pembelian
Produksi
Formulir manual
Jadwal produksi sering berubah
Keuangan
Aplikasi akuntansi
Transaksi harus dimasukkan ulang
1. Identifikasi hubungan data yang belum terintegrasi:
Jenis Data
Dibuat Di
Dibutuhkan Oleh
Format Saat Ini
Dampak Kegagalan Integrasi
Pesanan Pelanggan
Departemen Penjualan
Gudang (Cek Stok), Produksi (Jadwal), Keuangan (Faktur)
Spreadsheet
Data pesanan lambat diperbarui; staf keuangan harus mengetik ulang; pengiriman berisiko tertunda.
Stok Barang & Bahan
Departemen Gudang
Penjualan (Janji Kirim), Produksi (Kebutuhan Bahan), Pembelian
Aplikasi Stok Mandiri
Jumlah fisik sering berbeda dengan catatan produksi; marketing menjanjikan barang yang belum siap.
Kebutuhan Bahan & Jadwal
Departemen Produksi
Gudang, Pembelian (Pengadaan), Penjualan
Catatan Manual
Jadwal produksi berubah tanpa terlihat bagian lain; bahan baku berisiko habis di tengah jalan.
Transaksi Keuangan
Departemen Keuangan
Penjualan, Gudang, Pembelian, Direksi
Aplikasi Akuntansi Lokal
Transaksi diketik ulang di akhir bulan; penutupan buku terlambat dan rawan salah input.
Master Pelanggan & Barang
Masing-masing Departemen
Seluruh Departemen Perusahaan
Desentralisasi / Ganda
Kode dan penamaan item berbeda antardepartemen; duplikasi data master memicu kerancuan transaksi.
2. Diagram arsitektur proses SEBELUM ERP — empat sistem berdiri sendiri, data berpindah lewat salinan manual.
Gambar 1. Arsitektur proses sebelum penerapan ERP (silo data)
3. Diagram rancangan proses SETELAH ERP — semua modul memakai satu database dan data master yang sama.
Gambar 2. Rancangan proses setelah penerapan ERP (database terpusat)Gambar 3. Alur transaksi pesanan pelanggan di ERP (dasar simulasi tab 4)
4. Data master yang dipakai bersama beberapa departemen: dikelola sekali, dipakai semua modul.
Master Data
Departemen Pemilik
Departemen Pengguna
Atribut Kunci
Fungsi Integrasi ERP
Master Pelanggan
Penjualan
Penjualan, Gudang, Keuangan
Kode Cust, Nama, Plafon Kredit, Syarat Bayar
Memvalidasi batas kredit saat sales order dan sinkronisasi piutang otomatis.
Master Barang & Material
Gudang / Engineering
Seluruh Departemen
Kode Barang, Tipe (FG/RAW), Satuan, Lead Time
Satu sumber kebenaran stok fisik di gudang, WIP, dan barang jadi.
Bill of Materials (BOM)
Produksi
Produksi, Pembelian, Gudang, Akuntansi
Parent Item, Komponen Bahan, Qty per unit
Pondasi perhitungan otomatis kebutuhan material (MRP Engine).
Master Pemasok (Vendor)
Pembelian
Pembelian, Gudang, Keuangan
Kode Vendor, NPWP, Rekening, Syarat Bayar
Mencegah vendor fiktif, acuan PO, dan dasar pencatatan utang usaha.
Chart of Accounts (CoA)
Keuangan
Semua Modul Terkait Transaksi
Kode Akun, Tipe Akun, Saldo Normal
Pemetaan jurnal otomatis dari event operasional (GR, DO, Invoice).
5. Simulasi satu transaksi pesanan pelanggan (contoh data: pelanggan PT Sinar Otomotif, produk K-01; BOM: MAT-A × 2, MAT-B × 1 per unit). Hasil disimpan di database.
Tantangan individual: bagian proses yang terdampak dan perubahan yang harus dilakukan pada sistem.
Koreksi stok di master; MRP menghitung ulang kekurangan; terbit PR/PO; status Production Order "menunggu material"; tanggal janji kirim disesuaikan lead time pemasok.
2. Pelanggan mengubah jumlah pesanan
Penjualan, Produksi, Gudang, Keuangan
Sales Order direvisi (versi baru, riwayat tetap); reservasi stok, Production Order, kebutuhan bahan, dan nilai piutang dihitung ulang otomatis.
3. Pembayaran pelanggan belum diterima
Keuangan, Penjualan
Piutang tetap terbuka di laporan umur piutang; pesanan baru diblokir jika melewati plafon kredit; pengingat tagihan dikirim.
4. Produksi mengalami keterlambatan
Produksi, Penjualan, Gudang
Estimasi selesai diperbarui, notifikasi ke Penjualan, opsi pengiriman bertahap (partial shipment), jadwal bahan disesuaikan.
Penjelasan singkat: satu masalah yang ditemukan dan cara mengatasinya
Masalah: stok di aplikasi gudang berbeda dengan catatan pembelian, sehingga Penjualan bisa menjanjikan barang yang sebenarnya belum ada dan Produksi kehabisan bahan di tengah jalan. Penyebab: stok dan pembelian disimpan di dua aplikasi berbeda dan disalin manual. Solusi: satu database ERP dengan data master barang tunggal; penerimaan barang (Goods Receipt) terhadap PO otomatis menambah stok, dan pemakaian produksi otomatis menguranginya, sehingga semua departemen melihat angka yang sama secara real-time.
